E-mail colaborativo para aumentar la productividad en las organizaciones públicas y en las empresas
La pandemia del Coronavirus ha acelerado la digitalización en las organizaciones. En algunos casos de manera forzada, y más o menos previsible en otras, pero definitivamente introduciendo nuevas formas de colaboración y comunicación entre las partes. Colegas que se veían a diario en la oficina o en sus puestos de trabajo han sido obligados a trabajar deslocalizadamente, y esta es una tendencia que llegó para quedarse más allá de la emergencia.
Se hace necesario en este nuevo escenario contar con herramientas de ofimática adecuadas que faciliten dicha transformación y permitan trabajar agilmente. El e-mail es una de esos elementos que no pasan de moda, pero que a la vez ha evolucionado con el paso del tiempo.
Hoy en día existe en el mercado chileno una vasta variedad de empresas de hosting que ofrecen cuentas de correo electrónico corporativas (con dominio del cliente) como un servicio. También están las que solo revenden «soluciones profesionales» de email colaborativas, propiedad de dos de las grandes corporaciones de tecnología radicadas en el Valle del Silicio y en Seattle, EE.UU.
La dificultad surge al tener que elegir entre soluciones que se encuentran en dos extremos diametralmente opuestos: Por un lado empresas locales compiten con un servicio muy básico, sin posibilidad de compartir información o interactuar más alla del simple envío de e-mails. Por el otro, se ofrece toda una gama de herramientas, aplicaciones y funcionalidades que el usuario promedio muy probablemente no utilizará en su jornada laboral, pero que de todas formas son cargadas en el precio del paquete, que de por sí ya es bastante elevado (en torno a los 60 dólares al año por cada usuario, como mínimo). Se llega así a la paradoja de estar pagando mucho por poco, o pagando poco por menos aún.
En el escenario planteado las organizaciones deben elegir entre continuar con una plataforma poco práctica y sin muchas funcionalidades, o pagar costos altísimos justamente en un momento en que prevalece la incertidumbre y cada peso invertido se piensa dos veces antes de cualquier desenbolso innecesario.
Frente a esto, según explica el Lic. Andrés A. Chelmicki, gerente regional de la empresa Zextras para el mercado Latinoamericano cuya casa matríz está localizada en Itália, vienen trabajando desde hace años en el desarrollo de una plataforma de correo y colaboración corporativa llamada «Carbonio» con el foco puesto en la seguridad y la privacidad de los datos, así como en las ya destacadas funcionalidades de colaboración que facilitan la tarea de los usuarios en su trabajo diario.
Tratándose de plataformas de email on-premise, es decir, aquellas que son autogestionadas por la propia organización, Carbonio cuenta además con la ventaja de incluir herramientas de administración del servidor que previenen la pérdida de datos a la vez que garantizan altos niveles de disponibilidad, pudiendo aspirar tranquilamente a un 99,98%.
Su respaldo en tiempo real que posibilita recuperar, por ejemplo, un correo electrónico eliminado por error por un usuario descuidado, o un buzón entero, y desde ya toda la infraestructura sin dejar nada fuera.
Posee también una función de Alta Disponibilidad con esquema de replicación automático y auto-conmutación para que en ambientes críticos el correo electrónico no quede nunca fuera del aire.
En cuestión de seguridad también se tiene en cuenta a los usuarios, el eslabón más débil de la cadena, al introducir el doble factor de autenticación, medida muy en uso en la actualidad para prevenir el ataque de cuentas.
En el plano de las herramientas de ofimática y colaboración, se plantea una interfáz web o móvil donde e-mails, carpetas, calendarios y libretas de contactos se pueden compartir entre los usuarios. Además cuenta con una nube virtual privada para subir, guardar y administrar archivos, compartirlos con colaboradores internos o externos con distintos grados de permisos y protección, o enviarlos como adjuntos facilmente por e-mail.
La colaboración incluso vá más allá y se abren nuevas posibilidades al incorporar un editor de textos, planillas de cálculo y presentaciones donde pueden interactuar varios participantes a la vez, trabajando sobre un mismo documento en el navegador.
El dinamismo de la comunicación oral y escrita también se incorpora a Carbonio, en forma de un completo sistema de mensajería instantánea que permite a dos participantes enviar mensajes de texto mútuamente, o crear grupos o espacios de trabajo para intercambiar opiniones entre vários participantes, y de ser necesario pasar al plano audiovisual, cuenta con una función de videollamadas que facilita aún más la comunicación.
Es a todo esto a lo que se refiere el concepto de colaboración: El usuario tiene ahora un espacio que le permite estar constantemente en contacto y trabajar mancomunadamente con sus colegas sin dilación, sin tener que procurar cada cosa en un lugar diferente, todo está al alcance de la mano para poder desarrollar su trabajo de forma eficiente y segura.
También es importante destacar a Carbonio como un jugador más en el mercado del e-mail, ya sea que la solución sea implantada y gestionada directamente por empresas y gobiernos, o sea la base para proveedores de hosting para ofrecer un servicio mejor a todo el público chileno.
